Modernisoitu business platform mahdollistaa 400 vuoden kalenteritradition ja nimipäiväkulttuurin vaalimisen

Pienikin organisaatio tarvitsee juuri itselleen räätälöidyn kokonaisratkaisun

Helsingin yliopiston Kalenteripalveluille toteutettu kokonaisuus on poikkeuksellisen laaja pienen organisaation hankkeeksi, sillä se suunniteltiin ja toteutettiin alusta asti vastaamaan uniikkia liiketoimintamallia. 

"CRM on homman ytimessä. Mutta se ei yksin riitä — lähdimme hakemaan myynnin, markkinoinnin ja asiakaspalvelun tehostamista ja alustaratkaisua, jossa pystyttäisiin hoitamaan koko liiketoimintaa", Kajanus kuvaa.

HubSpotin CRM:n ytimeen rakennettiin useita myyntiputkia, joissa verkkokauppa- ja asiakaspalvelumyynti toimivat omina kokonaisuuksinaan. Sadat tuotteet siirrettiin HubSpotin tuotehallintaan, josta tieto virtaa automaattisesti tarjous- ja sopimustyökalu Oneflow’hun, verkkokauppaan ja laskutukseen asti.

Verkkosivut rakennettiin kokonaan uudelleen HubSpotin CMS-alustalla. Asiakaspalvelun sähköpostilaatikot integroitiin HubSpotiin, jolloin jokainen yhteydenotto tallentuu asiakkaan tietoihin eikä enää huku inboxin syövereihin. Laskutus integroitiin eFina-taloushallintaohjelmistoon — kaikki myyntilaskutus kulkee nyt HubSpotin kautta.

Erityisesti Almanakkatoimiston liiketoimintaan mukautettiin kaksi keskeistä integraatiota. Oneflow-sopimushallinnan avulla tilausvahvistuksen hyväksyttyään asiakas saa automaattisesti latauslinkit tilaamiinsa aineistoihin — ilman manuaalisia työvaiheita. Samaa ratkaisua hyödynnetään nimipäivämaksujen keräämiseen: asiakkailta kysytään painosmäärät automaattisesti, ja tiedot saadaan suoraan järjestelmään, josta ne voidaan helposti siirtää tarkastuksen jälkeen laskutukseen. Profinder-yritysrekisterin integraatio puolestaan mahdollistaa laajojen kohderyhmien tuomisen suoraan markkinointikampanjoihin.

”Painosmääräprosessi on yksi esimerkki siitä, kuinka pitkälle räätälöinti vietiin: kun asiakas ostaa kalenterin käyttöoikeuden, HubSpot muodostaa automaattisesti siihen liittyvän painosmäärätietueen. Myöhemmin järjestelmä kyselee asiakkaalta toteutuneet painosmäärät, joiden perusteella nimipäivämaksu laskutetaan. Aiemmin manuaalinen prosessi on nyt lähes kokonaan automatisoitu”, Hubitin Project Lead Jonas Nordberg kertoo. 

Manuaalityö teki tilaa kehittämiselle ja läpinäkyvyydelle

Yhtenäinen liiketoiminta-alusta on tuonut Yliopiston almanakkatoimiston toimintaan lisää tehoa ja järjestelmällisyyttä. Näkyvin HubSpotin mukanaan tuoma muutos on tiedon hallinta sujuvasti yhteisessä näkymässä: kun kaikki työskentelevät samalla alustalla, tiedonkulku on tehostunut ja jaettu ymmärrys kokonaiskuvasta organisaation sisällä parantunut.

”Tieto ei enää jää makaamaan yksittäisten henkilöiden inboxeihin tai Excel-taulukoihin”, Kajanus sanoo. 

Prosessien automatisoinnin ja keskitetyn datan hallinnan myötä käsityön määrä vähenee ja myynnin, asiakaspalvelun ja markkinoinnin tehokkuus paranee. Manuaalinen työ on vähentynyt merkittävästi erityisesti tilausten käsittelyssä ja laskutuksessa. Näin resursseja vapautuu toiminnan kehittämiseen ja kasvuun. 

”Analytiikka ja raportointi ovat nyt mahdollisia tavalla, johon vanha järjestelmä ei pystynyt.”

Parempi asiakasdatan hallinta ja automatisoidut työnkulut tuovat kaivattua lisätehoa markkinointiin ja henkilökohtaiseen myyntityöhön. Konkreettiset tulokset alkoivat näkyä jo projektin aikana: uuden alustan päälle rakennettu lemmikkien nimipäiväkampanja tuotti yli 7 000 nimipäiväehdotusta ja noin 1 000 uutta uutiskirjetilaajaa — selkeä osoitus siitä, miten uudet työkalut mahdollistavat markkinointitoimenpiteet aivan eri tavalla kuin ennen.

Seuraavat kehitysaskeleet ovat jo selkeinä mielessä. HubSpotin skaalautuvuus mahdollistaa tulevat automaatiot ja markkinoinnin sekä myynnin kehittämisen pitkällä aikavälillä. Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut jatkaa pitkäjänteistä strategian kirkastamis- ja jalkautustyötä, ja HubSpotin mahdollisuudet otetaan entistä laajemmin käyttöön markkinoinnin, automaatioiden ja uusasiakashankinnan saralla. 

Kumppanuus, jossa on yhteinen sävel

Kajanuksen arvio yhteistyöstä Hubitin kanssa on suora: sujuvaa ja mutkatonta. Hän arvostaa erityisesti sitä, että Hubit ei ole pelkästään tekninen toteuttaja, vaan tuo pöytään myös omaa näkemystään liiketoiminnan kehittämisestä.

"Hyvässä yhteistyössä ei ole niin, että minä kerron tasan, miten asiat tehdään ja te toteutatte. Aidon kumppanuuden merkki on se, että osataan haastaa toisiamme puolin ja toisin. Hubit ymmärtää liiketoimintaamme niin, että pystyy esittämään myös omia näkemyksiään ja ehdotuksiaan.”

Hubitin suoraviivainen ja liiketoimintalähtöinen toimintatapa osoitti, että yhteistyökumppani todella ymmärtää asiakkaan arjen ja prosessit. Tehtävät eivät jumiutuneet järjestelmään, vaan henkilökohtainen yhteys säilyi koko ajan.

"Sovitaan mitä tehdään, ja tehdään mitä sovitaan. Täytyy pystyä luottamaan siihen, että sovitut asiat etenevät ja työn jälki on hyvää", Kajanus kuvaa. "Minulla on sellainen tunne, että Hubit oikeasti välittää siitä, että meillä asiat sujuvat."

“Me teemme päivittäin töitä sen eteen, että pohjoismaiset organisaatiot voivat entistä fiksummin kasvattaa liikevaihtoa, parantaa asiakaskokemusta ja operoida tehokkaammin. Helsingin yliopiston Kalenteripalvelut on hieno esimerkki siitä, miten HubSpot voi toimia yrityksen business platformina ja korvata jopa ERP-ratkaisun. Ammattitaitoisen ja liiketoimintalähtöisen asiakkaan kanssa töiden tekeminen on hienoa ja sujuvaa”, Hubitin toimitusjohtaja Sami Akseli summaa.