Hallitustyöskentelyn ammattilaiset tekevät vapaaehtoistyötä suomalaisen hallitusosaamisen edistämiseksi muun työnsä ohella, eivätkä he juuri näe toisiaan. Silti Hallituspartnerit Helsinki toimii järjestelmällisesti ja ammattimaisesti, koska kaikki oleellinen tieto asuu yhdessä paikassa.
Ammattimaista hallitustyöskentelyä edistetään vapaaehtoisvoimin
Hallituspartnerit Helsinki on voittoa tavoittelematon yhdistys, joka välittää kokeneita partnereitaan pk-yritysten hallituksiin ja ammattimaistaa näin suomalaisten yritysten hallitustyötä. Myyntiprosessi eroaa tavanomaisesta B2B-myynnistä: puhelinmyyntikumppani sopii oikean kokoluokan yritysten päättäjien kanssa tapaamisia, joihin partneri menee kertomaan, miksi hallitukseen kannattaisi hankkia lisää osaamista. Päätös syntyy harvoin ensitapaamisella, joten samaan yritykseen palataan kuukausien ja joskus vuosien päästä.
Tieto ei saa jäädä yhden ihmisen päähän
Toiminnan kasvaessa ammattimaisuutta edistävän yhdistyksen omaan asiakkuushallintaan kaivattiin lisää ammattimaisuutta ja järjestelmällisyyttä. Hallituspartnereille oli ratkaisevaa tietää, ketä on tavattu ja mitä on sovittu. Partnerit tekevät työtä vapaaehtoisesti oman toimensa ohella, ja kuka tahansa voi jossain vaiheessa todeta, ettei ehdi jatkaa; silloin asiakkuudet pitää voida siirtää toiselle tekijälle niin, että kaikki tieto säilyy.
"Kun tavataan sata yritystä vuodessa, Excel ei enää toimi. Siksi meille on tärkeää hoitaa asiakkuudenhallintaa yritysmäisesti", sanoo Hallituspartnerit Helsingin toiminnanjohtaja Minna Lenander.
Hallituspartnerit Helsinki aloitti HubSpotin hyödyntämisen ilmaisista työkaluista jo useampi vuosi sitten. Ilmaislisenssit olivat hyvä tapa lähteä liikkeelle ilman etupainotteista investointia.
”Järjestelmän intuitiivisuus ja mahdollisuus suomenkieliseen käyttöliittymään vaikuttivat myös valintaan”, Minna kertoo.
Toimiala: Hallituspartnerit Helsinki
Toimintamalli: Voittoa tavoittelematon yhdistys, joka välittää hallitusammattilaisia suomalaisyritysten hallituksiin
HubSpot-ratkaisu: HubSpot CRM — yritykset, yhteyshenkilöt ja yksi myyntiputki, jossa kaupat liikkuvat
Avainominaisuudet:
Myyntiputki tapaamisten pohjalta
Raportointi
Markkinointiviestintä (uutiskirjeet)
"HubSpot on meille se yhteinen tietovarasto, jonka ansiosta pieni yhdistys voi toimia asiakkaiden suuntaan ammattimaisesti ja sisäänpäin järjestelmällisesti. Meidän kokoisellemme toimijalle sillä on valtava merkitys”
Minna Lenander, Toiminnanjohtaja
Yksi putki kokoaa tiedon yhteen
Maksullisiin lisensseihin siirtymisen myötä kypsyi myös ajatus HubSpotin käytön kehittämisestä: asiakkuudenhallinnan lisäksi mukaan haluttiin tuoda markkinointiviestintä, jotta olemassa olevia kontakteja voitaisiin aktivoida.
”Alun perin meillä oli haaveissa täysi triggeripohjainen automaatioputki, mutta voittoa tavoittelemattomana yhdistyksenä lisenssibudjettimme ei venynyt siihen. Päädyimme ottamaan käyttöön markkinoinnin perustyökalut, joilla viestintää ja nurturointia voidaan tehdä segmenttipohjaisesti”, Minna sanoo.
Ensimmäisenä laitettiin kuntoon asiakkuudenhallinnan perusta. Tavatut yritykset ja niiden yhteyshenkilöt listattiin ja niiden ympärille rakennettiin myyntiputki, jossa jokaisella yrityksellä on valmiina potentiaalinen kauppa. Näin tieto jokaisesta asiakkuudesta saadaan talteen järjestelmään, johon jokaisella lisenssinhaltijalla on pääsy.
Markkinointiviestinnän kokonaisuutta otetaan käyttöön askel kerrallaan.
"Tavoittelemme mahdollisimman aktiivista, säännöllistä ja tavoitteellista tapaa pitää yhteyttä kontakteihimme. Se on meille tärkeä painopiste", Minna kertoo.
"Hallituspartnerit Helsingin kanssa lähdimme liikkeelle pienestä ja rakennamme kokonaisuutta sitä tahtia kuin toiminta sitä vaatii. Tärkeintä on ollut löytää yhdessä tapa, jolla käytössä olevista resursseista saadaan paras hyöty irti”, sanoo Hubitin HubSpot-asiantuntija András Lehtinen.
"”Hallitusjäsenhaku on erittäin luottamuksellinen prosessi, joten yhdistyksen täytyy näyttää kaikin tavoin ansaitsevansa sen luottamuksen — ja brändin on heijastettava sitä. Olemme pieni toimija, emmekä ilman näitä järjestelmiä tai Hubitin apua näyttäisi ulospäin tältä."
Minna Lenander, Toiminnanjohtaja
Ammattimainen ilme ja yhteinen näkymä
HubSpotin tuomat hyödyt näkyvät Hallituspartnereiden toiminnassa kahteen suuntaan. Jaetun tiedon, järjestelmällisen asiakkuudenhallinnan ja kohdennetun markkinointiviestinnän myötä pienen yhdistyksen toiminta heijastaa ammattimaisuutta myös ulospäin, millä on iso merkitys luottamuksen herättämisessä ja työn vaikuttavuudessa.
”Hallitusjäsenhaku on erittäin luottamuksellinen prosessi, joten yhdistyksen täytyy näyttää kaikin tavoin ansaitsevansa sen luottamuksen — ja brändin on heijastettava sitä. Olemme pieni toimija, emmekä ilman näitä järjestelmiä tai Hubitin apua näyttäisi ulospäin tältä”, Minna kuvailee.
Organisaation sisällä HubSpotissa asuva yhteinen tietovarasto on hajautetulle partneriverkostolle ja toiminnanjohtajalle koko toiminnan selkäranka. Partnereita on 23, joista 13 käyttää järjestelmää aktiivisesti.
"Kun näemme harvoin kasvotusten eikä asioita voi helposti kysyä, kaikki oleellinen tieto on järjestelmässä. Minun ei tarvitse erikseen kysyä partnerilta, kävikö hän tapaamisessa, vaan voin tarkistaa tiedon itse. Näin säästetään kaikkien aikaa", Minna sanoo.
Yhtenäinen tietovarasto ja raportit ovat tuoneet mukanaan myös hyödyn, jota Hallituspartnereilla ei osattu etukäteen odottaa: ne toimivat partnereille kannustimena. Vaikka tekeminen perustuu täysin vapaaehtoisuuteen eikä yksilötavoitteita ole, raporttien katsominen yhdessä ja tapaamisten näkeminen numeroina työryhmän kokouksissa tuottaa onnistumisen kokemuksia.
”Raportit tekevät tehdyn työn näkyväksi partnereille. Se kannustaa”, Minna sanoo.
HubSpot sopii pienellekin toimijalle
HubSpotissa Minna arvostaa ennen kaikkea mukautuvuutta. Organisaation koko ei ole este ammattimaiselle, järjestelmälliselle tekemiselle, kun työkalu joustaa toimijan koon ja tarpeiden mukaan.
"Kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla. Voi aloittaa perusasioista, ja kokonaisuus räätälöityy sen mukaan, mitä seuraavaksi tarvitaan. Se sopii monenlaiselle toimijalle, sekä yhdistykselle että yhtä lailla pienelle yritykselle", hän sanoo.
"Hallituspartnerit Helsinki on hyvä esimerkki siitä, että ammattimainen asiakkuudenhallinta onnistuu organisaation koosta riippumatta, kun tieto on yhdessä paikassa ja kaikkien käytettävissä. Kun perusta on kunnossa, sen päälle on helppo rakentaa lisää askel kerrallaan”, Hubitin András Lehtinen summaa.
"HubSpot on meille se yhteinen tietovarasto, jonka ansiosta pieni yhdistys voi toimia asiakkaiden suuntaan ammattimaisesti ja sisäänpäin järjestelmällisesti. Meidän kokoisellemme toimijalle sillä on valtava merkitys”, Minna sanoo.
Kumppanuudesta tukea sekä suunnitteluun että käytännön työhön
Yhteistyössä Hubitin kanssa Minna arvostaa erityisesti mutkatonta yhteistyötä, proaktiivista otetta ja helposti tavoitettavaa suomenkielistä tukea.
”Hubit on ollut meille sekä keskustelu- ja sparrailukumppani että käytännön tuki. Olemme miettineet yhdessä, miten järjestelmää voisi käyttää paremmin”, hän sanoo. ”Olen myös hyvin analoginen ihminen, jolle pitää näyttää, miten asiat tehdään. Olen arvostanut sitä, että voimme aina katsoa asioita yhdessä, ja että tukea saa juuri silloin, kun sitä tarvitsee.”
Saavutetut liiketoimintahyödyt
Yhteinen tietovarasto kaikille: Tapaamiset, yhteyshenkilöt ja kaupat ovat yhdessä paikassa ja koko verkoston nähtävillä, ei enää yksittäisten ihmisten päässä tai sähköposteissa. Kun partneri ei ehdi jatkaa, asiakkuus voidaan siirtää toiselle kaikkine tietoineen eikä mitään katoa.
Ammattimainen ilme ulospäin: Pienen yhdistyksen brändi henkii asiakkaiden suuntaan uskottavuutta, millä on iso merkitys luottamukseen perustuvassa hallitusjäsenhaussa.
Järjestelmällisempi ja kevyempi arki: Tilannekatsauksia ei tarvitse erikseen kysellä, vaan tiedot löytyvät järjestelmästä.
Raportit motivoivat tekijöitä: Kun oman työn tulokset näkyvät työryhmän kokouksissa, tekeminen kannustaa, vaikka varsinaisia yksilötavoitteita ei ole.
Tunnistitko organisaatiosi tarinasta?
HubSpot palvelee mainiosti myös pienempää organisaatiota, jolla on tarve järjestelmälliseen asiakkuudenhallintaan ja markkinointiviestintään.
Jos HubSpot-käyttöönotto kiinnostaa, ota yhteyttä — mietitään yhdessä ratkaisu, jolla myynti ja asiakkuudenhallinta hoituvat systemaattisesti ja tehokkaasti.