Swagelok Helsinki - kokonaisvaltainen instrumentoinnin kumppani kaasu- ja nestejärjestelmille
Swagelok Helsinki, viralliselta nimeltään Helsinki Valve & Fitting Oy, on vuonna 1983 perustettu perheyritys, joka tarjoaa Swagelok®-tuotteita ja ratkaisuja instrumentointiin sekä konsultointipalveluita teollisuuden kaasu- ja nestejärjestelmille. Swagelok Helsinki on Swagelok® -tuotteiden ja -palveluiden yksinoikeutettu toimittaja Suomessa ja Baltiassa.
Selkeät ja sujuvat prosessit ovat teollisuuden kaasu- ja nestejärjestelmätuotteiden, -kokoonpanojen ja -palveluiden parissa toimivalle Swagelok Helsingille olennaisia menestyksen rakennuspalikoita. Prosessisuunnittelu ja järjestelmäintegraatiot nousivat merkittävään rooliin, kun yritys lähti Roger Studion (nyk. Hubit) kanssa HubSpot-käyttöönottomatkalle kohti systemaattista, läpinäkyvää asiakkuudenhallintaa ja markkinoinnin automaatiota.
HubSpotin käyttöönotolla läpinäkyvyyttä asiakkuudenhallintaan
Swagelok Helsinki on kansainvälisen Swagelok-konsernin tuotteiden ja palveluiden yksinoikeudellinen toimittaja Suomessa ja Baltiassa. Asiakasviestinnän kehittäminen on yritykselle tärkeä tavoite, jonka myötä Swagelokilla oli tunnistettu selkeä asiakkuudenhallintajärjestelmän uudistustarve.
“Asiakastuntemus ja viestintä asiakkaille on nostettu yrityksen strategiassa kehityskohteiksi, ja markkinoinnin automaatiolla on myös olennainen rooli”, toimitusjohtaja Pekka Vartiainen sanoo.
Ennen yhteistyötä Hubitin kanssa Swagelok Helsingillä oli käytössään ERP-järjestelmän oma CRM-moduuli, joka ei kuitenkaan palvellut liiketoiminnan tarpeita. Toimivaa CRM- ja markkinoinnin automaatiojärjestelmää ei siis käytännössä ollut.
“Aktiviteetteja tehtiin ja kirjattiin heikosti ja vaihtelevasti, eikä vanha CRM palvellut myyntitiimiä tehokkaasti”, kertoo myynti- ja markkinointijohtaja Hans-Henrik Hyöppönen.
Myös vanhanaikainen verkkosivualusta oli tullut tiensä päähän: käyttäjäanalytiikkaa ei ollut saatavilla ja järjestelmä tarjosi huonosti mahdollisuuksia liidigenerointiin.
“Meillä ei ollut käsitystä, ketä sivustolla liikkui, eikä seurantaa voitu juurikaan tehdä”, kuvailee Swagelok Helsingin markkinoinnin asiantuntija Suvi Turkka-Puolitaival.
Swagelok Helsinki halusi järjestelmän, joka sisältäisi monipuoliset työkalut sekä myynnin että markkinoinnin tarpeisiin ja toisi sisäistä läpinäkyvyyttä asiakkuudenhallintaan. Myös ratkaisun modernius, jatkuva kehittyminen ja helppokäyttöisyys olivat toivelistalla. Kaikki nämä ominaisuudet yhdistävänä alustana HubSpot oli yritykselle lopulta helppo valinta.
“Hubit lähestyi hyvin prosessejamme, perehtyi perusteellisesti ja sai nopeasti kiinni toiminnastamme. Tekeminen ohjautui sujuvasti oikeaan suuntaan.”
Hans-Henrik Hyöppönen, myynti- ja markkinointijohtaja (Swagelok Helsinki)
Kumppanin hallittava sekä prosessit että järjestelmäintegraatiot
Kokonaisvaltaisessa järjestelmäuudistuksessa ei ole kyse pelkästään teknologiasta. Järjestelmien tehtävä on auttaa ihmisiä toimimaan arjessa helpommin ja sujuvoittaa prosesseja, ja siksi teknologian ohella on kehitettävä myös tekemisen tapoja.
Tämä tunnistettiin myös Swagelok Helsingin tiimissä, kun käyttöönottoprojektin suunnittelu ja kumppanin valinta tulivat ajankohtaiseksi. Haussa oli asiantunteva luottokumppani, jonka tuella voitaisiin uudistaa sekä tekninen järjestelmä että mukauttaa organisaation sisäiset myynnin ja markkinoinnin prosessit ja toimintamallit läpinäkyvämmiksi ja uuteen järjestelmään sopiviksi. Myös järjestelmäintegraatioiden ymmärrys oli yrityksen kriteerilistalla.
“Meille oli alusta asti selvää, että ERP-järjestelmämme SAP on saatava integroitua osaksi asiakkuudenhallintaa. ERP-järjestelmä on liiketoimintamme sydän, jonka sisällä operatiivinen tekeminen tapahtuu. Integraatio asiakkuudenhallintaan auttaa meitä saamaan näkyvyyttä siihen, kuka tekee mitäkin minkäkin asiakkaan kanssa”, Vartiainen sanoo.
Roger Studion vahva HubSpot-prosessiosaaminen ja tekninen asiantuntemus vakuuttivat Swagelok Helsingin, ja matka kohti modernia asiakkuudenhallintaa ja markkinoinnin automaatiota alkoi.
Prosessimuotoilulla systemaattisuutta tekemiseen
Jotta uuden alustan hyödyt saataisiin maksimoitua, myynnin ja markkinoinnin prosessien uudelleenmuotoilu oli olennainen osa käyttöönottoprojektia. Liikkeelle lähdettiin tarjous- ja tilausprosessien kulun hahmottelusta, ja Rogerin tuella suunniteltiin niiden HubSpot-toteutus.
“Roger lähestyi hyvin prosessejamme, perehtyi perusteellisesti ja sai nopeasti kiinni toiminnastamme. Tekeminen ohjautui sujuvasti oikeaan suuntaan”, kiittää Hans-Henrik Hyöppönen.
“Saimme Rogerilta tärkeää sparrausapua prosessien kulun mietinnässä, ja ajatuksiamme myös haastettiin sopivasti”, Vartiainen sanoo.
”Devil is in the details ja siksi prosessien suunnitteluun kannattaa panostaa. Swagelokin projektin tulokset on saatu aikaiseksi yhteisen suunnittelun, tekemisen ja molemminpuolisen ymmärryksen lisäämisen kautta.”, jatkaa Roger Studion Head of Martech Sami Akseli.
HubSpotin käyttöönoton myötä sisääntulevien kyselyjen käsittely on muuttunut Swagelok Helsingillä täysin. Eri vaiheet tarjouksesta tilaukseen ja toimitukseen viedään eteenpäin HubSpotissa, ja viestintä asiakkaalle tapahtuu samalla alustalla.
“Prosessiin on saatu systemaattisuutta. Asiakaskommunikaatio on helposti luettavissa, ja jokainen pääsee kärryille, mitä asiakkaan kanssa on sovittu”, Hyöppönen kuvailee.
Yksi alusta harmonisoi tekemisen läpinäkyväksi
Swagelok Helsingillä on nyt käytössään tehokas liiketoiminnan taustakoneisto, joka kattaa sekä myynnin, markkinoinnin että asiakaspalvelun tarpeet ja linkittyy myös toiminnanohjausjärjestelmään. Alusta tarjoaa näkymän kaikkeen asiakkuuksiin liittyvään toimintaan, minkä ansiosta aktiviteettien läpinäkyvyys ja systemaattisuus ovat ottaneet aimo harppauksen eteenpäin.
“HubSpotista näemme yhdeltä alustalta kontaktikohtaisesti, mitä kukakin on tehnyt. Työskentely on helpottunut ja suoraviivaistunut huomattavasti”, Suvi Turkka-Puolitaival sanoo. “Markkinoinnin osalta hyödynnämme alustaa muun muassa sähköpostiautomaatioon, verkkosivujen ylläpitoon sekä liidien keräämiseen ja hoitoon.”
“HubSpot on harmonisoinut asioita yhteen paikkaan ja paikkaa toiminnanohjausjärjestelmän puutteita. Aiemmin teimme ERP:n puolella paljon pieniä asioita, joihin käyttäjiä piti kouluttaa. Näitä on nyt saatu siirrettyä HubSpotiin, ja säätäminen on vähentynyt”, Pekka Vartiainen kommentoi.
Kohti itsenäistä HubSpot-tekemistä
Uusien järjestelmien ja työkalujen käyttöön tottuminen vaatii aina aikansa, mutta Swagelokin tiimi on päässyt tehokkaasti liikkeelle HubSpotin hyödyntämisessä. Myös alkuun epäilevämmin suhtautuneetkin ovat olleet tyytyväisiä HubSpotin suoraviivaisuuteen ja helppouteen.
Swagelok Helsingillä on laajat valmiudet HubSpotin omatoimiseen hyödyntämiseen. Yhteistyön myötä yritys kykenee toteuttamaan monivaiheisia työnkulkuja alustalla itsenäisesti sekä kehittämään työskentelytapojaan ja HubSpot-ympäristöään tukemaan liiketoimintaansa paremmin.
“Usein Swagelokin kaltaiset yritykset hyödyntävät ulkoisia HubSpot-kumppanitoimistoja enemmän HubSpot-ympäristön arjen operoinnissa, mutta Swagelok Helsingillä on todella korkea sisäinen osaamistaso sekä innostus HubSpotin ja muunkin teknologian itsenäiseen hyödyntämiseen”, Sami Akseli toteaa.
Modernina kehittyvänä alustana HubSpot edellyttää käyttäjiltä myös jatkuvaa osaamisen ylläpitoa. Swagelok Helsinki pyrkiikin innostamaan ja rohkaisemaan henkilöstöään tutustumaan järjestelmään mahdollisimman laajasti. Ydintiimin nopeasti karttuva osaaminen mahdollistaa myös sisäisen käyttäjien tukemisen.
“Pääsimme osaavan kumppanin tuella hyvin alkuun niin, että jatkokehitystä on helppo tehdä itse. Tämä projekti ei pääty ikinä, ja kehitystä tehdään koko ajan. Nyt on päästy liikkeelle ja jatkamme harjoittelua”, Pekka Vartiainen sanoo. CRM- ja markkinointiteknologiat ovatkin käyttöönoton osalta projekteja, mutta niiden hyödyntäminen ja jatkokehittäminen on parhaimmillaan prosessi.
Saavutetut liiketoimintahyödyt
Selkeä näkymä kaikkeen asiakkuuksien toimintaan ja viestintään yhdellä alustalla, jonka myötä asiakasviestintä paranee.
ERP-järjestelmä keskustelee saumattomasti asiakkuudenhallinnan kanssa.
Prosessien uudelleenmuotoilun ja teknisen osaamisen yhdistelmällä saadaan uudesta alustasta kaikki irti.
Myynnin mitattavuus paranee, kun mittaristoa kehitetään.
Helppokäyttöinen alusta tehostaa ja nopeuttaa työskentelyä niin myynnin, markkinoinnin kuin asiakaspalvelunkin parissa.
Kiinnostuitko?
Oletko vaihtamassa HubSpotiin? Tarvitsetko sekä myyntinäkemystä että teknistä tukea? Ota yhteyttä niin jutellaan.