Excellence Finland — Moderni HubSpot-pohjainen business platform pyörittää koko liiketoimintaa

Kumppanuus uusiksi kesken matkan

Excellence Finland oli aloittanut HubSpot-käyttöönoton toisen kumppanin kanssa, mutta työ ei ollut edennyt toivotulla tavalla. Nyt tarvittiin kumppani, joka kykenisi ottamaan kopin keskeneräisestä projektista ja viemään käyttöönoton maaliin niin, ettei jo tehty työ menisi hukkaan.

"Hubit pystyi heti antamaan selkeät askelmerkit siihen, miten asiaa lähdetään ratkomaan. Hubitin tekemisessä näkyi vahva asiakaslähtöisyys ja halu auttaa meitä juuri siinä tilanteessa. Syntyi luottavainen olo, että nyt tämä menee eteenpäin", Eskola kertoo.

Excellence Finland ja Hubit lähtivät yhdessä jatkamaan kesken jäänyttä käyttöönottoa. Samalla HubSpotista päätettiin rakentaa Excellence Finlandin kaikkien liiketoimintajärjestelmien ydin.

Business platform, jossa kaikki kriittiset toiminnot puhuvat keskenään

Pelkän myynnin työkalun sijaan HubSpotista tehtiin Excellence Finlandille alusta, johon on kytketty kaikki arjen toiminnot: jäsenhallinta, laskutus, verkkokauppa, tapahtumat, viestintä ja raportointi.

WooCommerce-integraation avulla verkkokaupan kautta myytävät koulutukset näkyvät saumattomasti asiakastiedoissa, eikä asiakaspalvelun tarvitse hyppiä järjestelmästä toiseen. Hubit määritti uuden toimintatavan yhdessä Excellence Finlandin kanssa ja koordinoi toteutuksen kolmannen osapuolen kanssa.

Jäsenlaskutus tapahtuu HubSpotin jäsentietojen pohjalta Netvisor-integraation avulla, johon Hubit toteutti tarvittavan laskutuslogiikan. Samaa dataa hyödynnetään verkkosivujen kirjautumisessa — yksi jäsentietue palvelee nyt useita eri toimintoja.

Markkinoinnin puolella kehitettiin automaatiot uutiskirjeille, tilausvahvistuksille ja kurssiviestinnälle, jotka ennen vaativat manuaalista työtä tai erilliset järjestelmät. Aiemmin käytössä ollut erillinen uutiskirjejärjestelmä siirrettiin kokonaan HubSpotin sisään, mikä toi myös kustannussäästöjä.

Tapahtumatuotannossa käytössä on Lyyti-integraatio. Sen myötä tapahtumien osallistumistieto saadaan henkilötasolla suoraan HubSpotiin ja sitä kautta osaksi raportointia, josta nähdään, miten aktiivisesti jäsenet hyödyntävät Excellence Finlandin palveluita.

“HubSpot on aidosti käyttäjäystävällinen markkinointityökalu pienille tiimeille. Kun se integroidaan muihin markkinoinnin työkaluihin, saadaan lisää tehoa ja parempi asiakaskokemus”, summaa Hubitin HubSpot-asiantuntija Aleksiina Lindroos.

Moderni alusta tuo tehokkuutta, läpinäkyvyyttä ja valtavasti uusia mahdollisuuksia

Muutos näkyy Excellence Finlandin arjessa monella tavalla.

"Läpinäkyvyys on ihan eri tasolla kuin aiemmin niin asiakasdatan, laskutettavan datan kuin sisäisen tiedonkin osalta. Tiedonkulku on parantunut merkittävästi ja prosessit ovat nopeutuneet", Eskola listaa.

Eniten hyötyjä on saatu yhteen keskitettyyn liiketoiminta-alustaan siirtymisestä.

"Suurin hyöty on kokonaisvaltaisuus. Asiat saadaan operoitua samasta järjestelmästä, eikä myynnillä ole tarvetta käyttää kymmentä eri työkalua päivittäin. Raportointi on ihan eri tasolla kuin ennen. Mahdollisuus saada dataa ulos on muuttunut merkittävästi."

HubSpot ei ole vain myynnin tai markkinoinnin työkalu. Sitä käytetään päivittäin organisaation joka kulmassa, ja sen kautta operoidaan kahta eri liiketoimintamallia — voittoa tavoittelematonta yhdistystä ja osakeyhtiötä — saman katon alta.

"HubSpot on meillä tosi monipuolisessa käytössä. Sitä on venytetty melkeinpä kaikkeen, mihin se voi taipua pienessä organisaatiossa."

“HubSpot luo hyvän pohjan sekä myynnille ja markkinoinnille, että myös muiden liiketoimintaprosessien saumattomaan hallintaan. Excellence Finlandin kohdalla alustaa saadaan luontevasti hyödynnettyä muun muassa kurssienhallintaan liittyviin toimintoihin. Yksi alusta läpi koko prosessin tarjouksesta laskutukseen ja itse kurssihallintaan ja viestintään”, toteaa Hubitin Business Architect Harri Hauta-aho, joka toimi projektissa projektipäällikkönä ja ratkaisuarkkitehtina.

Jatkokehityksen seuraavat askeleet ovat selkeät: raportoinnin syventäminen on koko ajan agendalla, samoin myynnin uudet toiminnallisuudet. Uutta otetaan käyttöön askel kerrallaan.

“Jatkokehitystä teemme jatkuvan kehityksen periaatteella liiketoimintatarvelähtöisesti. Näin se kuuluisa elefantti tulee syötyä paloissa”, Hauta-aho kertoo.

"Välissä on hyvä opetella käyttämään uusia ominaisuuksia ja huolehtia, että asiat tulevat käyttöön täysimääräisesti ennen kuin otetaan taas uusia toiminnallisuuksia hyödynnettäväksi", Eskola sanoo.

Yhteistyön arvo todistetaan joka kuukausi

Excellence Finlandilla hyödynnetään Hubitin Collab-mallia, joka tarkoittaa Excellence Finlandin arjessa nimettyä konsulttia, kuukausittain pidettäviä suunnittelupalavereita ja joka toinen viikko lyhyttä checkpointia. Tehtävälista on koko ajan molempien nähtävillä, eikä työ ole sidottu vuosisopimukseen — kuukausittain laskutetaan se, mitä on tehty.

"Tosi mutkatonta, selkeää ja rentoa. Tehtävät ovat avoimesti näkyvissä, kuukausipalavereissa käydään asioita läpi. Kaikista asioista selviää keskustelemalla", Eskola kuvailee.

Erityisen tärkeänä seikkana Eskola nostaa esiin yhteyshenkilöiden pysyvyyden. Kun järjestelmä on monimutkainen ja sisältää paljon räätälöityä logiikkaa, ajan ja resurssien säästö on merkittävä, kun joka käänteessä ei tarvitse perehdyttää uusia ihmisiä.

"On hyvä, että ihmiset, jotka tuntevat järjestelmämme myös aidosti tekevät töitä kanssamme. Meidän järjestelmäkokonaisuutemme on monimutkainen, ja on tosi tärkeää, etteivät yhteyshenkilöt vaihdu. Silloin asiakas ei myöskään jää maksamaan kumppanin koulutusviuluja. "

NPS 10 — Hubitin kanssa kumppanuus toimii

Hubitin kumppanuusmalli ja toimintatapa saavat Eskolalta kiitosta.

"Luotettava, osaava, asiantunteva, pyrkii auttamaan, järjestelmällinen. Hubit pystyy keskustelemaan asioista ja selkeyttämään niitä myös asiakkaalle niin, että ymmärretään, mitä ollaan tekemässä. Ja kaiken lisäksi tiimi on täynnä mukavia ihmisiä.”

Excellence Finland on erittäin tyytyväinen käyttöönottoprojektin lopputulokseen.

”Hubit otti keskeneräisen projektin tehokkaasti haltuun ja rakensi monimutkaisista lähtökohdista toimivan kokonaisuuden, jossa kaikki kriittiset toiminnot pyörivät yhdellä modernilla alustalla. Tällaista yhdistelmää kattavaa osaamista ja mutkatonta yhteistyötä ei tule vastaan usein. NPS 10”, Eskola summaa.